SISTEMA GESTION PRL




·SISTEMA GESTION PRL

ÍNDICE
S GESTIÓN PRL
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1          Introducción
2          El Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales
 2.1             Evaluación inicial de riesgos
 2.2             Planificación
  2.2.1   Política y compromisos por parte de la dirección
  2.2.2   Plan preventivo
  2.2.3   Evaluación continuada de los riesgos
 2.3             Organización
 2.4             Ejecución
 2.5             Coordinación
 2.6             Auditoría del sistema
3             Directrices para el desarrollo de modelos en base a la Ley de Prevención de Riesgos Laborales
 3.1             Organización de la prevención de riesgos laborales
 3.2             Evaluación de los riesgos (Art. 16)
 3.3                  Equipos de trabajo y medios de protección (Art. 17)
 3.4             Información, consulta y participación de los trabajadores (Art. 18)
 3.5             Formación de los trabajadores (Art. 19)
 3.6               Medidas de emergencia (Art. 20)
 3.7                  Riesgo grave e inminente (Art. 21)
 3.8             Vigilancia de la salud (Art. 22)
 3.9             Documentación (Art. 23)
 3.10            Coordinación de actividades empresariales (Art. 24)
 3.11            Protección de trabajadores especialmente sensibles (Art. 25)
 3.12            Protección de la maternidad (Art. 26)
 3.13            Protección de menores (Art. 27)
 3.14            Relaciones de trabajo temporales (Art. 28)
4             Creación de sistemas de prevención. Criterio europeo 2000
 4.1             Generalidades
 4.2                  Política y estrategia
 4.3             Responsabilidades, funciones y competencias
 4.4             Estructura organizativa
 4.5                  Flujos de información y cooperación internos y externos
 4.6             Generalización de la seguridad y la salud en el trabajo de los empleados
 4.7             Documentación y gestión de documentos
 4.8             Evaluación de resultados y mejora del sistema
5             Documentación del sistema preventivo
 5.1             Documentos de un sistema de gestión
 5.2               Control de la documentación
 5.3                     Documentación del Sistema de Prevención de Riesgos Laborales
1 Introducción
"Gestión" es un concepto relativamente moderno que significa dirección planificada.
 En la actualidad todas las empresas están dirigidas de acuerdo con sistemas de gestión más o menos explícitos.
 Los sistemas de gestión son sistemas generalmente documentados, introducidos por la dirección en todos los niveles jerárquicos y organizativos a fin de cubrir todas las actividades, con objeto de optimizar las operaciones y los procedimientos.
Establecen responsabilidades, competencias y funciones y constituyen un instrumento permanente para asegurar que éstas se respeten y que se persigan de forma sistemática los objetivos de la empresa, con objeto de lograr mejoras progresivas.
También incluyen componentes de autoseguimiento y autoevaluación, que permiten detectar las deficiencias en la organización y poner en marcha las mejoras oportunas.
 Los sistemas de gestión varían en función del tamaño de la empresa y del ámbito o la actividad a que pertenecen y, generalmente, su complejidad aumenta proporcionalmente al tamaño de la organización.

2 El Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales (SGPRL)
Los Sistemas de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales constituyen un instrumento para organizar y diseñar mecanismos y procedimientos en las organizaciones, dirigidos al cumplimiento de todos los requisitos en materia de prevención de riesgos laborales, con arreglo a la legislación aplicable en la materia, y con el objetivo de garantizar la seguridad y salud de sus trabajadores.
Para que sean eficaces deben constituir una de las características integrales de la empresa, es decir, deben estar presentes en todos los niveles organizativos y en todas las actividades.
La finalidad de un sistema de este tipo es organizar la empresa de forma que la seguridad y la salud en el trabajo constituyan un objetivo estratégico, de aplicación sistemática y de importancia al menos similar a la de otros grandes objetivos de la organización.
El SGPRL no debe diseñarse de forma aislada por el empresario o su representante, sino que su diseño debe asociar a los trabajadores y/o a sus representantes, que deben tomar parte en la evaluación realizada, así como en las posibles decisiones tomadas durante la fase de diseño de un sistema, y a los que habría que consultar antes de introducir estos sistemas. Por sí sola, la responsabilidad del empresario en materia de gestión no es suficiente para introducir una política preventiva eficaz en el lugar de trabajo.
La estructura del SGPRL, a partir de las cinco acciones que integran todo sistema de gestión (planificación, organización, ejecución, coordinación y medición y control). Sin embargo hay que tener presente que en este sistema existe una acción específica: la Evaluación Inicial de Riesgos.
Es el equivalente a un diagnóstico inicial de la situación, pero en nuestro caso, obligatorio por ley:
"La acción preventiva en la empresa se planificará por el empresario a partir de una evaluación inicial de los riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores..." (art 6.1 de la LPRL).
La acción preventiva derivada de la evaluación de riesgos "que no se han podido evitar" presupone una acción previa de corrección de fallos y de aseguramiento del sistema de trabajo en lo posible. Primer paso que supone ya un esfuerzo importante de organización y adecuación de recursos.

2.1 Evaluación inicial de riesgos
 Es la piedra angular sobre la que se debe edificar el sistema de prevención, es decir, es el punto de partida a partir del cual se ha de realizar la planificación preventiva, y debe quedar debidamente documentada a los efectos establecidos en el artículo 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, en el que se define la documentación que el empresario debe elaborar y conservar a disposición de la autoridad laboral.
Recordemos que la evaluación de riesgos es el proceso dirigido a estimar la magnitud de aquellos riesgos que no hayan podido evitarse, obteniendo la información necesaria para estar en condiciones de tomar una decisión apropiada sobre la necesidad de adoptar medidas preventivas y, en tal caso, sobre el tipo de medidas que deban adoptarse.
Es pues un mecanismo de priorización de las actuaciones necesarias para controlar los riesgos no eliminados.
El contenido y los procedimientos de la evaluación de riesgos están regulados en el Capítulo II del Reglamento de los Servicios de Prevención.
2.2 Planificación
2.2.1 Política y compromisos por parte de la Dirección
 La dirección con responsabilidad ejecutiva debe definir y documentar su política de prevención, incluyendo sus objetivos y sus compromisos en materia de seguridad y salud.
La Ley de Prevención de Riesgos Laborales no hace mención específica al apartado de política empresarial, sin embargo, en su artículo 14.2, sí establece con claridad que "en cumplimiento del deber de protección, el empresario deberá garantizar la seguridad y salud de los trabajadores a su servicio en todos los aspectos relacionados con el trabajo". Este principio debiera constituir, por tanto, el principal objetivo para la empresa.
Es aconsejable que la política venga reflejada por escrito y sancionada mediante firma de la propia dirección, y debe contemplar los principios generales de la acción preventiva recogidos en el artículo 15 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales:
a) Evitar los riesgos.
b) Evaluar los riesgos que no se puedan evitar.
c) Combatir los riesgos en su origen.
d) Adaptar el trabajo a la persona, en particular en lo que respecta a la concepción de los puestos de trabajo, así como a la elección de los equipos y métodos de trabajo y de producción, con miras, en particular, a atenuar el trabajo monótono y repetitivo y a reducir los efectos del mismo en la salud.
e) Tener en cuenta la evolución de la técnica.
f) Sustituir lo peligroso por lo que entrañe poco o ningún peligro.
g) Planificar la prevención, buscando un conjunto coherente que integre en ella la técnica, la organización del trabajo, las condiciones de trabajo, las relaciones sociales y la influencia de los factores ambientales en el trabajo.
h) Adoptar medidas que antepongan la protección colectiva a la individual.
i) Dar las debidas instrucciones a los trabajadores.
La política y los compromisos deben ser conocidos, comprendidos, desarrollados y mantenidos al día por todos los niveles de la organización, desde la dirección general al trabajador de menor cualificación profesional a fin de que sea eficaz, y ha de reconocer la prevención de riesgos laborales como parte integrante de la gestión de la organización.
En definitiva se trata de crear una cultura preventiva de empresa.
Asimismo, para que la prevención resulte eficaz en una organización es necesario que su dirección "dé ejemplo" mediante actuaciones que demuestren su implicación en dicha cultura preventiva y que pueden ir desde la visita periódica a los lugares de trabajo, hasta el uso de EPI's en aquellos lugares que lo requieran.
2.2.2 Plan preventivo
 El contenido de la planificación viene regulado en el artículo 9 del Reglamento de los Servicios de Prevención.
En él se establece que debe contemplar los siguientes puntos:
1. La planificación de la actividad preventiva ha de incluir los medios humanos y materiales necesarios y la asignación de los recursos económicos precisos para la consecución de los objetivos propuestos.
2. Se han de integrar en la actividad preventiva las medidas de emergencia (Art. 20 LPRL), la vigilancia de la salud (Art. 22 LPRL), la información y formación de los trabajadores en materia preventiva y la coordinación de todos estos aspectos.
3. La actividad preventiva deberá planificarse para un periodo de tiempo determinado, estableciendo fases y prioridades.
Si dicho periodo es superior a un año, debe establecerse un programa anual de actividades.
4. Se desarrollará en función de la magnitud de los riesgos y el número de trabajadores expuestos a los mismos.
5. Será objeto de seguimiento y control periódico.
El plan preventivo debería contemplar la actuación en todos aquellos aspectos concretos que señala la LPRL, teniendo siempre como principio el derecho de los trabajadores a una protección eficaz en materia de seguridad y salud en el trabajo; derecho que supone la existencia del correlativo deber del empresario de protección de la salud de los trabajadores frente a los riesgos laborales.
Las actividades preventivas se pueden agrupar en tres grupos:
a) Actividades para la eliminación/reducción de riesgos:
Son las medidas de prevención a aplicar en el origen del riesgo, de protección colectiva, de protección individual, de formación e información, etc. También pueden considerarse incluidas en este grupo las actividades dirigidas a limitar los riesgos, o sus consecuencias, en caso de emergencias o accidentes.
Tales medidas se deben adoptar utilizando los criterios de priorización derivados de la evaluación de riesgos realizada.
b) Actividades para el control de los riesgos:
Se consideran como tales las actividades para el control periódico de las condiciones de trabajo, de la actividad de los trabajadores y de su estado de salud. Incluye actuaciones tales como la investigación de accidentes/incidentes, las revisiones periódicas, la vigilancia de la salud, los estudios epidemiológicos, etc.
c) Previsiones frente a cambios:
La empresa debe tener previsto como actuar frente a cambios en las instalaciones, equipos o procedimientos de trabajo, en la plantilla de trabajadores, en su adscripción a los puestos de trabajo, etc. Cualquier adquisión o modificación requiere que se tengan presentes desde el principio consideraciones de seguridad, de forma que se garantice el cumplimiento de los requisitos exigidos legalmente y sin perder de vista en ningún momento la aplicación de criterios ergonómicos.
Algunos de los aspectos a tener presentes en este apartado son los que siguen a continuación a modo de ejemplo: en el caso de máquinas y equipos nuevos deberá asegurarse que disponen del marcado CE y del manual de instrucciones; los productos químicos deberán disponer del correcto etiquetado y envasado; los EPI deberán tener igualmente el marcado CE y el folleto informativo, etc.
La política y el compromiso de la dirección en materia de seguridad y salud , así como la planificación de la actividad preventiva, suelen quedar recogidos en el Manual del Sistema de Prevención.
El Manual constituye el documento básico de partida para la documentación del sistema preventivo de la empresa y debe ser divulgado a todos sus miembros.
2.2.3 Evaluación permanente de los riesgos
 Como se ha dicho, toda la planificación se llevará a cabo a partir de la Evaluación Inicial de Riesgos, pero es preciso realizar evaluaciones continuadas, aplicando las técnicas necesarias y apropiadas para ello, a fin de orientar el sistema hacia la mejora continua.
El Reglamento de los Servicios de Prevención establece cuándo debe volver a evaluarse los riesgos de un lugar de trabajo y cuándo debe revisarse la evaluación realizada (Artículo 4.2):
Deberán volver a evaluarse los puestos de trabajo que puedan verse afectados por:
 
a) La elección de equipos de trabajo, sustancias o preparados químicos, la introducción de nuevas tecnologías o la modificación en el acondicionamiento de los lugares de trabajo.
b) El cambio de las condiciones de trabajo.
c) La incorporación de un trabajador cuyas características personales o estado biológico conocido lo hagan especialmente sensible a las condiciones del puesto.
(Artículo 6) "se deberá revisar la evaluación correspondiente a aquellos puestos de trabajo afectados cuando se hayan detectado daños a la salud de los trabajadores o se haya apreciado a través de los controles periódicos, incluidos los relativos a la vigilancia de la salud, que las actividades de prevención pueden ser inadecuadas o insuficientes". Por otra parte, "deberá revisarse igualmente la evaluación inicial con la periodicidad que se acuerde entre la empresa y los representantes de los trabajadores, teniendo en cuenta, en particular, el deterioro por el transcurso del tiempo de los elementos que integran el proceso productivo".

2.3 Organización y participación
 Los órganos que tienen responsabilidades en el ámbito de la Seguridad y Salud son los siguientes:
Servicios de Prevención:
Capítulo IV (Ley de Prevención de Riesgos Laborales)
Capítulo III (Reglamento de los Servicios de Prevención)
Delegados de Prevención: Artículos 35, 36, y 37 (Ley de Prevención de Riesgos Laborales)
Comité de Seguridad y Salud: Artículos 38 y 39 (Ley de Prevención de Riesgos Laborales).

 La organización de los recursos para las actividades preventivas (regulado en el Capítulo III del Reglamento de los Servicios de Prevención) la debe realizar el empresario con arreglo a alguna de las modalidades siguientes:
Asumiendo personalmente tal actividad.
Designando a uno o varios trabajadores para llevarla a cabo.
Constituyendo un servicio de prevención propio.
Recurriendo a un servicio de prevención ajeno.
Existe otra modalidad para la organización: los Servicios de Prevención Mancomunados, que vienen regulados en el artículo 21 del Reglamento de los Servicios de Prevención y tienen a todos los efectos carácter de servicio de prevención propio:
"Dichos servicios, tengan o no personalidad jurídica diferenciada, tendrán la consideración de servicios propios de las empresas que los constituyan y habrán de contar con los medios exigidos para aquéllos" (art. 21.3 del Reglamento de los Servicios de Prevención).
El mismo artículo 21 establece que podrán constituirse servicios de prevención mancomunados entre aquellas empresas que:
a) desarrollen simultáneamente actividades en un mismo centro de trabajo, edificio o centro comercial.
b) Por negociación colectiva o por decisión de las empresas afectadas entre aquellas empresas pertenecientes a un mismo sector productivo o grupo empresarial o que desarrollen actividades en un polígono industrial o área geográfica limitada.
Un aspecto de especial importancia en la planificación es que las responsabilidades de todo el personal queden definidas con claridad, teniendo como fundamento el Capítulo III de la LPRL, en el que se establecen los derechos y deberes tanto del empresario como de los trabajadores.
Por último, todo sistema de gestión requiere de la elaboración de procedimientos que garanticen la correcta ejecución de las actividades preventivas a implantar, así como instrucciones de trabajo para aquellas tareas que puedan representar riesgos considerables.
No debe verse este aspecto como algo obligatorio, dado que cada empresa debe adecuarse a sus necesidades y recursos, no siempre es necesario elaborar procedimientos para determinadas actividades, pues se puede caer en la trampa de procedimentar todo y provocar con ello que el sistema no sea efectivo.

2.4 Ejecución
 En la fase de ejecución, la planificación preventiva es llevada a la práctica, a ser posible, en tiempo y forma. Las actuaciones siempre han de ir encaminadas en la línea de la mejora continua, concepto al que la LPRL ya hace referencia en su artículo 14:
"El empresario desarrollará una acción permanente con el fin de perfeccionar los niveles de protección existentes".
Señalar que en esta fase se ha de dar cumplimiento a uno de los principios básicos en los que se sustenta la prevención de riesgos laborales y al que la LPRL hace numerosas referencias a lo largo de su articulado: la formación (Art. 19) e información (Art. 18) de los trabajadores, así como la consulta y participación (Cap. V) de éstos en las cuestiones que proceda.

2.5 Coordinación
 Es el aseguramiento de que los objetivos no dejan de conseguirse y que se emplean para cada uno de ellos únicamente los medios asignados.
Otro grado de coordinación a tener presente es el que ocurre si en un mismo centro de trabajo desarrollan actividades dos o más empresas, en cuyo caso éstas deben cooperar en la aplicación de la normativa sobre prevención de riesgos laborales (Art. 24 de la LPRL sobre "Coordinación de actividades empresariales"). Un aspecto que desarrolla la Ley de Prevención de Riesgos Laborales sobre dicha coordinación es el que hace referencia a la información e instrucciones de trabajo que se deben transmitir a los trabajadores.
2.6 Auditoría del sistema
 Es aconsejable establecer procedimientos para la determinación y evaluación periódicas de los resultados del sistema de gestión, para lo cual deben señalarse indicadores y parámetros, describirse procedimientos y establecerse los métodos de evaluación interna, así como los requisitos que deben cumplir los responsables de la evaluación.
Las auditorías, sobre la base de criterios de evaluación predeterminados, deben abarcar la evaluación de la estructura, la eficacia y los resultados del sistema (auditoría del sistema) y, al mismo tiempo, el cumplimiento de la legislación vigente. Los resultados deben indicar las posibles causas organizativas de los defectos relacionados con la seguridad y la salud en el trabajo.
Recordemos que el Capítulo V del Reglamento de los Servicios de Prevención regula los aspectos de las auditorías, estableciendo en su artículo 29 la obligatoriedad cada cinco años de realizar la auditoría externa.

3 Elementos básicos
La Ley de Prevención de Riesgos Laborales, al desarrollar el cuerpo básico de garantías y responsabilidades preciso para establecer un adecuado nivel de protección de la salud de los trabajadores frente a los riesgos derivados de las condiciones de trabajo, nos determina los elementos básicos que todo sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales ha de contener.
Tales elementos son los siguientes:
1. Organización de la Prevención de Riesgos Laborales.
2. Evaluación de los riesgos.
3. Equipos de trabajo y medios de protección.
4. Información, consulta y participación de los trabajadores.
5. Formación de los trabajadores.
6. Medidas de emergencia.
7. Riesgo grave e inminente.
8. Vigilancia de la salud.
9. Documentación.
10. Coordinación de actividades empresariales.
11. Protección de trabajadores especialmente sensibles.
12. Protección de la maternidad.
13. Protección de los menores.
14. Relaciones de trabajo temporales.
3.1 Organización de la Prevención de Riesgos Laborales
 La Ley de Prevención de Riesgos Laborales y el Reglamento de los Servicios de Prevención establecen los aspectos fundamentales sobre los que ha de basarse la organización preventiva de las empresas españolas.
Las principales características que determinan la estructura y organización de la Prevención en el sistema son:
Creación de sistemas de participación y representación, por medio de los Delegados de Prevención y el Comité de Seguridad y Salud.
Establecimiento de una organización de PRL adaptada al tamaño y necesidades de la empresa (asumiendo personalmente el empresario la actividad preventiva, designación de trabajadores, servicio de prevención propio o servicio de prevención ajeno).
Implantación de la prevención en todos los estamentos de la empresa, de forma que desde el empresario hasta el trabajador sin mando, todos los integrantes de la empresa tienen obligaciones y derechos en materia de PRL.
3.2 Evaluación de los riesgos (Art. 16)
  El contenido de la evaluación de riesgos fijado por la normativa incluye los siguientes aspectos:
Definición de la evaluación de riesgos.
Contenido.
Metodología a emplear.
Documentos, informes y archivos asociados.
Procedimiento de actualización y revisión de la evaluación.
3.3 Equipos de trabajo y medios de protección (Art. 17)
 Respecto a los equipos de trabajo (la Ley define este término en su artículo 4 como "cualquier máquina, aparato, instrumento o instalación utilizada en el trabajo") el empresario debe adoptar las medidas necesarias con el fin de que éstos sean adecuados para el trabajo que deba realizarse y convenientemente adaptados a tal efecto, de forma que garanticen la seguridad y la salud de los trabajadores al utilizarlos.
Ello significa básicamente llevar a cabo las siguientes acciones:
Adaptar la maquinaria antigua a la normativa legal vigente, relativa a máquinas y equipos
Seleccionar y adquirir nueva maquinaria con garantía del fabricante de que cumple con los requisitos de seguridad (marcado CE, autocertificación, etc.)
Adaptación de equipos al trabajador desde el punto de vista ergonómico.
Análisis de las condiciones de uso de los equipos y adopción de medidas preventivas relativas a la utilización.
Revisar periódicamente instalaciones y equipos mediante un plan de mantenimiento preventivo y un plan de revisiones de industria.
Por tanto para su cumplimiento es preciso adecuarse a lo que establece la reglamentación relativa a maquinaria y equipos de trabajo, a las normas UNE y EN relativas a máquinas y equipos y a la reglamentación de Industria relativa a revisiones y certificaciones de instalaciones.
Asimismo, para los equipos que presenten un riesgo específico para la seguridad y la salud de los trabajadores, el empresario ha de garantizar que la utilización de éstos quede restringida a los encargados de dicha utilización, así como que los trabajos de reparación, transformación, mantenimiento o conservación sean realizados por los trabajadores específicamente capacitados para ello.
En materia de EPI's el empresario está obligado a:
Proporcionar a los trabajadores los EPI's adecuados al riesgo.
Para ello, es preciso hacer un análisis de necesidades de los EPI's necesarios para cada tarea y elaborar un procedimiento de compras, de forma que se adquieran los equipos que dispongan de la certificación o marcado correspondientes.
Velar por el uso efectivo de los EPI's.
Ello significa que el empresario debe obligar al uso de los EPI's a los trabajadores que desarrollan tareas que los requieren, así como formar a los usuarios en el uso y mantenimiento de los EPI's.
Restringir el uso de EPI's como medida de prevención a aquellas situaciones en que no sea posible otra medida.
3.4 Información, consulta y participación de los trabajadores (Art. 18)

Los trabajadores han de recibir información en relación con:
a) Riesgos que afectan a la empresa en su conjunto.
b) Riesgos que afectan al puesto de trabajo que ocupan.
c) Medidas y actividades de prevención y protección adoptadas.
d) Medidas de emergencia.
En las empresas que cuentan con representantes de los trabajadores, dicha información se facilitará por el empresario a los trabajadores a través de dichos representantes, exceptuando aquella que hace referencia a los riesgos y medidas de protección adoptadas que afecten al puesto de trabajo que ocupan, en cuyo caso se informará directamente al trabajador.
La información debe suministrarse de forma clara, para evitar posibles malinterpretaciones, y debe llegar a todos los trabajadores.
El empresario debe consultar a los trabajadores, y permitir su participación, en el marco de todas las cuestiones que afecten a la seguridad y a la salud en el trabajo.
3.5 Formación de los trabajadores (Art. 19)
Cada trabajador ha de recibir formación teórica y práctica específica de su puesto de trabajo o función, siendo responsabilidad del empresario que así sea.
Para ello es preciso desarrollar un plan de formación que tenga en cuenta las siguientes actividades:
Formación previa en el momento de la contratación del trabajador.
Formación continuada sobre:
Cambios tecnológicos que afecten al puesto de trabajo.
Reciclaje de la formación inicial recibida.
Actualizaciones y reciclajes periódicos en función de las necesidades observadas.
Formación sobre riesgos específicos.
Formación para emergencias.
Esta formación debe impartirse, a ser posible, en horas de trabajo y su coste no recaerá en ningún caso sobre los trabajadores.
3.6 Medidas de emergencia (Art. 20)
 El empresario deberá analizar las posibles situaciones de emergencia y adoptar las medidas necesarias en materia de primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación de los trabajadores, designando para ello al personal encargado de poner en práctica estas medidas y comprobando periódicamente su correcto funcionamiento.
Dicho personal ha de poseer la formación necesaria, ser suficiente en número y disponer del material adecuado.
En su caso las medidas de emergencia deberán ser coordinadas con servicios externos.
3.7 Riesgo grave e inminente (Art. 21)
 La Ley define en su artículo 4 un riesgo grave e inminente como "aquel que resulte probable racionalmente que se materialice en un futuro inmediato y pueda suponer un daño grave para la salud de los trabajadores".
En caso de que estos existan se debe informar a los trabajadores afectados lo antes posible y adoptar las medidas y dar las instrucciones necesarias para que los trabajadores puedan interrumpir su actividad y, si fuera necesario, abandonar de inmediato el lugar de trabajo.
Se incluye el derecho por parte del trabajador a interrumpir la actividad cuando considere que ésta entraña un riesgo grave e inminente para su seguridad o su salud, y por parte de los representantes de los trabajadores y de los Delegados de Prevención a paralizar el trabajo peligroso en circunstancias extremas.
3.8 Vigilancia de la salud (Art. 22)
El empresario ha de garantizar a los trabajadores a su servicio la vigilancia periódica de su estado de salud en función de los riesgos inherentes al trabajo, siempre bajo el consentimiento del trabajador y respetando el derecho a la intimidad y confidencialidad de toda la información relacionada con su estado de salud.
Para el cumplimiento de este punto es preciso establecer un programa de vigilancia de la salud en base a los resultados obtenidos de la Evaluación de Riesgos, por medio de profesionales con la competencia y formación necesarias, y siguiendo los protocolos médicos establecidos por la normativa legal vigente o, cuando ésta no exista, por las prácticas recomendadas en Medicina del Trabajo.
3.9 Documentación (Art. 23)
 Este apartado hace referencia a la documentación que el empresario ha de elaborar y conservar a disposición de la autoridad laboral.
Tal documentación será la relativa a:
a) Evaluación de riesgos y planificación de la acción preventiva.
b) Medidas de protección y prevención a adoptar.
c) Resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores.
d) Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores.
e) Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo, así como la notificación pertinente que establece el apartado 3 del artículo 23.
Esta documentación debe ser remitida a la autoridad laboral en el momento de cesación de la actividad de la empresa.
3.10 Coordinación de actividades empresariales (Art. 24)
 En este punto se establecen las obligaciones de coordinación entre empresas principal y subcontratada, a fin de que ambas colaboren en un sistema conjunto de organización de la PRL mientras dure el trabajo objeto del contrato.
Pueden aplicarse los siguientes procedimientos de coordinación:
Procedimiento de información de riesgos inherentes a la empresa principal y a las actividades realizadas por las empresas contratadas.
Procedimiento de actuación en emergencias, organizado por la empresa principal e informado a las empresas subcontratadas.
Procedimiento y organización de la vigilancia del cumplimiento de las obligaciones legales de PRL.
Procedimientos de formación e información a los trabajadores afectados por los trabajos objeto de la contrata.
3.11 Protección de trabajadores especialmente sensibles (Art. 25)
Se ha de garantizar de manera específica la protección de los trabajadores que, por sus propias características personales o estado biológico conocido (incluidos aquellos que tengan reconocida la situación de discapacidad física, psíquica o sensorial), sean especialmente sensibles a los riesgos derivados del trabajo.
En estos casos, es preciso establecer procedimientos que garanticen:
Evaluación de riesgos en función de su especial sensibilidad.
Medidas preventivas adecuadas a sus limitaciones.
Diseño de puestos de trabajo en función de sus características especiales.
Limitaciones en la asignación a puestos de trabajo que puedan suponer riesgos superiores para ellos o para otras personas.
Medidas de protección adaptadas a sus características.
Igualmente deben tenerse en cuenta en las evaluaciones los factores de riesgo que puedan incidir en la función de procreación de los trabajadores y trabajadoras.
3.12 Protección de la maternidad (Art. 26)
Para el colectivo de mujeres en fase de embarazo, parto reciente o lactancia se debe establecer una serie de medidas de protección adicionales:
Limitación del tiempo de exposición a agentes que puedan constituir un riesgo especial para la mujer o para el feto, o puedan repercutir en el embarazo o la lactancia.
Adecuación de las condiciones del puesto de trabajo cuando se presente exposición a agentes que puedan constituir un riesgo especial para la mujer o para el feto, o puedan repercutir en el embarazo o la lactancia.
Asignación temporal de la trabajadora a puestos aptos para mujeres embarazadas o en fase de lactancia.
Establecimiento de puestos de trabajo seguros para mujeres embarazadas o en fase de lactancia.
Consulta a los representantes de los trabajadores, relativa a la lista de puestos del apartado anterior.
3.13 Protección de los menores (Art. 27)
Antes de la incorporación al trabajo de jóvenes menores de dieciocho años, y previamente a cualquier modificación importante de sus condiciones de trabajo, el empresario debe efectuar una evaluación de los puestos de trabajo a desempeñar por los mismos.
Es preciso poner en práctica medidas preventivas que eviten daños en su seguridad y salud:
Establecimiento de medidas preventivas especiales en operaciones en las que tengan que manejar materiales, equipos o energías que puedan considerarse peligrosos para ellos o para otras personas.
Establecer un procedimiento de información de los riesgos a sus padres o tutores legales.
Establecer un procedimiento de información, formación y entrenamiento de estos trabajadores.
Evitar la contratación de menores en los casos determinados por la normativa legal vigente.
3.14 Relaciones de trabajo temporales (Art. 28)
Los trabajadores que prestan sus servicios en la empresa por un período de tiempo limitado han de tener garantizado el mismo nivel de protección que los demás trabajadores.
Dada su condición de temporalidad, es preciso establecer procedimientos específicos para que su seguridad y salud sea protegida en el mismo grado que todos los trabajadores de la empresa.
Para ello, la Ley de Prevención de Riesgos Laborales establece que se cumplan una serie de puntos:
Información relativa a los riesgos existentes en su puesto de trabajo y las medidas preventivas a adoptar, previa a la ocupación del puesto.
Formación para la tarea.
Vigilancia de la salud.

4 Creación de sistemas de prevención.
Para ser totalmente eficaz, un SGPRL debe adaptarse en la medida de lo posible a las necesidades de las empresas. Por lo tanto, debe diseñarse para cada caso individual, puesto que las empresas cuentan con características estructurales y operativas específicas que la distinguen de todas las demás.
Si una empresa desea introducir un SGPRL, necesitará disponer de un modelo que le sirva de directriz (que pueda desarrollarse internamente), sobre la base del cual se puede diseñar un SGPRL a medida.
Un modelo de SGPRL sólo determina qué aspectos deberían cubrirse, y con arreglo a qué criterios, pero no especifica cómo cubrirlos. Se trata de una herramienta comparativamente abstracta, a partir de la cual la empresa puede diseñar, introducir, aplicar y perfeccionar un sistema específico de gestión de prevención de riesgos laborales.
Un grupo de expertos de la Comisión Europea viene elaborando una serie de directrices y criterios de actuación sobre sistemas de prevención, que pueden facilitar en gran medida el diseño de sistemas preventivos en la empresa complementariamente a lo dipuesto legalmente.
Aspectos más relevantes recomendables:
4.1 Generalidades
 En primer lugar señalar que para que un modelo de SGPRL sea eficaz debe cumplir una serie de condiciones básicas:
Su aplicación debe ser voluntaria, no debiendo ser obligatoria la implantación de sistemas normalizados.
En el diseño de sistemas deben participar los trabajadores.
Un sistema debiera pretender que la prevención fuera un objetivo estratégico, similar a los de calidad y medio ambiente.
Los sistemas de gestión constan de elementos específicos de gestión y de la correspondiente organización estructural y operativa.
Los elementos clave que debería contemplar todo modelo de SGPRL son los siguientes:
1. Política y estrategia.
2. Responsabilidades, funciones y competencias.
3. Estructura organizativa.
4. Flujos de información y cooperación internos y externos.
5. Generalización de la seguridad y salud en el trabajo de los empleados.
6. Documentación y gestión de documentos.
7. Evaluación de resultados y mejora del sistema.
4.2 Política y estrategia
La dirección debe publicar una declaración de principios y objetivos en materia de seguridad y salud de los trabajadores, así como definir las funciones de directivos, técnicos y trabajadores.
La política y la estrategia deben quedar reflejadas por escrito, ser firmadas por la Dirección y actualizarse periódicamente en función de las metas.
4.3 Responsabilidades, funciones y competencias
Deben determinarse las responsabilidades, funciones y competencias en materia de prevención del personal de todos los niveles, garantizando asimismo que el personal tiene las competencias y conocimientos necesarios para desempeñar correctamente las funciones que se les han asignado.
Se deben tener previstos los mecanismos de participación y de resolución de diferencias de opinión.
Las principales medidas deben documentarse y notificarse a los interesados.
4.4 Estructura organizativa
La estructura organizativa del SGPRL debe incluir a las personas con funciones directivas, consultivas o de supervisión, además de una persona con responsabilidad global del sistema o subsistema.
Debe preverse la participación de los trabajadores en el desarrollo y evaluación del sistema, mediante procedimientos adecuados, establecerse vínculos con otros sistemas de gestión y describir y documentar de forma adecuada la estructura del SGPRL.
4.5 Flujos de información y cooperación internos y externos
Deben establecerse procedimientos para la comunicación y la cooperación internas entre todos los niveles a fin de garantizar una difusión adecuada de la información, prestando especial atención a los trabajadores especializados y a los grupos de trabajo.
Deben existir igualmente procedimientos de comunicación con contactos externos.
Debe cubrirse la comunicación y la cooperación con otras empresas que comparten lugares de trabajo con la empresa (coordinación de actividades empresariales).
Es necesario hacer pública la política preventiva y sus resultados.
4.6 Generalización de la seguridad y salud en el trabajo de los empleados
Deben confeccionarse procedimientos para determinar regularmente las obligaciones legales de la empresa.
Los procedimientos operativos deben ser analizados periódicamente a fin de lograr una prevención sistemática así como la introducción de las mejoras pertinentes y los ajustes legales oportunos.
Las exigencias preventivas en el trabajo cotidiano deben ser controladas, documentadas y debatidas con el personal interesado.
4.7 Documentación y gestión de documentos
La documentación que describe el sistema y su rendimiento, y la que permite demostrar el cumplimiento de las obligaciones a que está sometido, debe ser recogida y almacenada sistemáticamente.
Deben establecerse en general procedimientos de gestión documental.
4.8 Evaluación de resultados y mejora del sistema
Debe existir un procedimiento de evaluación interna del sistema mediante indicadores y contando con la participación de los trabajadores.
Los resultados de la evaluación deben estar documentados.
Los planes de mejora deben ser consensuados con las partes correspondientes.
Las auditorías deben evaluar la estructura, la eficacia y los resultados del sistema, así como el cumplimiento de la legislación vigente.

5 Documentación del sistema preventivo
Uno de los principios básicos de todo sistema de gestión de una empresa u organización es que esté documentado. Ello permite disponer de los procedimientos necesarios para establecer la manera correcta de realizar determinadas actividades o tareas, que son del todo necesarias, y el control de su eficacia.
Mediante los adecuados registros documentales podremos medir resultados y parámetros de las actividades realizadas para alcanzarlos.
Ello es fundamental en todo proceso de mejora continua.
Evidentemente la documentación ha de ser la estrictamente necesaria y gestionada de la forma más sencilla y práctica posible a fin de no caer en trámites burocráticos de dudosa eficacia por el tiempo que requieren o por su baja utilidad.
En definitiva, el Sistema de Prevención de Riesgos Laborales se sustenta, se define y se demuestra por medio de documentos escritos.
Es por ello que la documentación generada por el sistema constituye una herramienta de indudable valor para el auditor - supervisor, pues le permite comprobar la conformidad de las actuaciones con los requisitos del sistema, así como si se han cumplido los objetivos y metas especificados en la política definida por la empresa.
5.1 Documentos de un sistema de gestión
De acuerdo a criterios de calidad, los documentos típicos que constituyen un sistema preventivo se estructuran en cuatro niveles: el Manual, los Procedimientos, las Instrucciones de trabajo y los Registros.
Manual de gestión de la prevención.
Es el documento básico que describe el sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales adoptado por la empresa, conteniendo la política y organización en esta materia.
Recordemos que definir la política de prevención de riesgos laborales de la empresa implica establecer por escrito los principios en los que se basa, así como los compromisos para llevarla a cabo.
En cuanto a la organización de la actividad preventiva implica definir adecuadamente la estructura organizativa, determinando las funciones y responsabilidades.
Todo ello encaminado a la consecución de unos objetivos, que deben igualmente constar por escrito, para los que se establecen unos recursos materiales y humanos.
Resumiendo, el contenido básico que debe tener es: una declaración de principios y compromisos en materia preventiva, estructura organizativa (funciones y responsabilidades de directivos, mandos y trabajadores, así como de las personas que pertenecen a órganos formales de la prevención), y una síntesis de las principales actividades preventivas que se llevan a término, destacándose los objetivos. Debe ser firmado por el máximo responsable de la organización y debería, asimismo, entregarse de forma personalizada a todos los trabajadores.
La NTP 485 "Documentación del sistema de prevención de riesgos laborales", propone y desarrolla un modelo de Manual en el que integra el manual mismo y los procedimientos del sistema de gestión en un solo documento, en vistas de una mayor simplificación del sistema documental en la PYME.
El índice que sugiere es el siguiente:
1. Política de Prevención de Riesgos Laborales.
2. Evaluación de Riesgos.
3. Control de Riesgos.
4. Actuaciones Preventivas Específicas.
5. Información y Formación de los trabajadores.
6. Normas Generales de Prevención de Riesgos Laborales.
7. Control de la Documentación y de los Registros del Sistema de Prevención.
8. Auditorías del Sistema de Prevención.
Conviene señalar sin embargo, que cada organización desarrollará el manual y los procedimientos según sus características, necesidades y exigencias propias.
Procedimientos.
Son documentos que contienen las distintas actuaciones preventivas previstas en el sistema de gestión, en los que han de indicarse fundamentalmente sus objetivos, los responsables de realizarlos y en qué circunstancias son exigibles y cómo han de aplicarse, con los registros a cumplimentar para evidenciar y controlar lo realizado.
Los procedimientos suelen estructurarse como sigue (estructura globalmente aceptada):
1. Objeto es lo que regula o para lo que sirve.
Da una breve descripción de los objetivos que se pretende lograr con este procedimiento.
2. Alcance.
Define a qué procesos, departamentos, funciones, etc. afecta, y en su caso, a cuáles excluye.
Establece igualmente sus limitaciones de uso.
3. Responsabilidades.
Aquellas que corresponden a los diferentes departamentos o personas que intervienen en su ejecución.
4. Descripción/Contenido.
La forma cómo se lleva a la práctica, quienes intervienen, qué documentación genera, etc.
5. Registros/Formularios.
Relación de indicadores y elementos documentales a utilizar en el desarrollo del procedimiento, incluyendo una muestra de cada uno de ellos.
Algunas características básicas que reflejan el grado de calidad de un procedimiento son:
a) debe ser sencillo y sin ambigüedades; utilizar expresiones del tipo "... se hará tal cosa.", sin concretar a quién corresponde hacerlo, sólo inducen a errores.
b) En la medida de lo posible, deben tender a cuantificar o a limitar los niveles de alcance de los cometidos y las responsabilidades, por lo que expresiones del tipo "...el operario realizará algunas mediciones..." no son adecuadas.
Tan importante como la realización misma de los procedimientos es su distribución: evidentemente los procedimientos completos han de ser entregados a los responsables de las unidades implicadas y estar a disposición de quienes puedan verse afectados.
Para garantizar que las copias llegan a los diferentes destinatarios existen diferentes métodos; el más utilizado es aquel por el cual en la portada del original del propio procedimiento se incluye un recuadro en que figuran todos los destinatarios y dos columnas libres al lado, en las que se indica la fecha en la que la ha recibido la persona y se recoge su firma de recepción.
Es recomendable que los procedimientos estén ubicados en las diferentes unidades de la organización, en un lugar específico próximo a los lugares de trabajo, para su fácil consulta; así como que tengan la misma estructura.
Instrucciones de trabajo y normas de prevención.
Son documentos que desarrollan con detalle aquellos aspectos concretos de necesario cumplimiento en la realización de un trabajo o tarea.
Las normas podrán ser generales o específicas de un puesto de trabajo o tarea.
Su contenido es similar al expuesto para los procedimientos: objeto, alcance, descripción, responsabilidades y documentación; al igual que sus principios básicos: claridad, concreción, brevedad y actualización.
Las instrucciones de trabajo en tareas críticas deberían integrar las normas de prevención.
Registros.
Son documentos o datos que recogen sobre todo los resultados de las actividades preventivas realizadas. Los formularios utilizados en determinadas actividades preventivas, debidamente archivados, pueden constituir por sí mismo un registro.
5.2 Control de la documentación  
Sin embargo, no basta con elaborar la documentación mencionada, se hace necesario gestionarla y controlarla.
Es por ello que las normas ISO 9000 e ISO 14000 dedican un apartado específico a tal fin.
Recomiendan explícitamente que la organización establezca y mantenga al día procedimientos para controlar toda la documentación, de forma que se asegure que:
a) pueda ser localizada.
b) sea examinada periódicamente, revisada cuando sea necesario y aprobada por personal autorizado.
c) las versiones actualizadas de los documentos apropiados están disponibles en todos los puntos en donde se lleven a cabo operaciones fundamentales para el funcionamiento efectivo del sistema de gestión.
d) los documentos obsoletos se retiran rápidamente de todos los puntos de uso o distribución o se asegure de otra manera que no se haga de ellos uso inadecuado.
e) los documentos obsoletos que se guarden con fines legales o para conservar la información están adecuadamente identificados.
Deben igualmente establecerse y mantenerse actualizados procedimientos y responsabilidades relativos a la elaboración y modificación de los distintos tipos de documentos.
Para responder de su idoneidad, los documentos y los datos deben revisarse y aprobarse antes de su distribución por personal autorizado.
Asimismo es recomendable que cualquier cambio en los documentos o en los datos sea revisado y aprobado por las mismas funciones/organizaciones que los revisaron o aprobaron inicialmente, a menos que se haya especificado otra cosa.
Ha de existir un procedimiento que garantice, mediante los circuitos necesarios y la autoridad y responsabilidad convenientes, la aprobación de los que se emiten desde dentro de la organización, la distribución de todos ellos a todos los lugares en que deban utilizarse y que la introducción de cambios y modificaciones esté regulada, de forma que todos, en su caso, vuelvan a disponer y manejar documentos actualizados.
Los requisitos mínimos que deben estar regulados y demostrados, con carácter general:
Identificación del documento.
Los documentos deben ser claramente identificados con un número o código de documento, número de revisión, firma de autorización, fecha de aprobación y unidad funcional de origen.
Autoridad para aprobación.
Todo documento debe tener su responsable de comprobación y aprobación.
Para que el receptor esté seguro de que el documento ha sido aprobado, estará prevista una casilla o zona en la que la persona autorizada estampe su firma junto con la fecha en que se lleva a cabo la aprobación.
El receptor está en su perfecto derecho de no admitir documentos a falta de este requisito, no porque quede al descubierto de responsabilidades que no son suyas, sino porque detecta una inconformidad que puede afectar al sistema en general.
Fecha de vigencia.
Puede coincidir con la de emisión, aunque ello no es imprescindible. Una diferencia en estas dos fechas significa que el responsable autorizado ha requerido de varios días para comprobar el documento. A todos los efectos de seguimiento y contraste de actualización, la fecha que se toma en cuenta es la de emisión.
Seguridad de distribución.
El propio documento ha de contener, en su portada o en un anexo, una serie de casillas en las que se anotan los nombres de los receptores y se recogen sus firmas, contra entrega del documento, y la fecha de entrega, tal como se reseñó al explicar la distribución de los procedimientos.
Seguridad de retirada de ejemplares obsoletos.
Debe garantizarse que no quedan en circulación ejemplares atrasados. La forma más común en que se lleva a la práctica tal medida es que no se entregue el documento nuevo si no es mediante la retirada del antiguo en mano.
Control de cambios o modificaciones.
Todos los documentos relativos al sistema deben disponer una forma de identificar los últimos ejemplares en uso y recoger la firma de aprobación de la misma autoridad que los comprobó y aprobó en su momento.
Es necesario hacerse a la idea de que un documento, del tipo que sea, es origen de otros documentos y éstos, a su vez, de otros más. La red que se forma puede llegar a ser verdaderamente compleja.
Si el sistema no garantiza, mediante listas de correspondencia o relaciones similares, el alcance de cada modificación, para actualizar todo lo dependiente de una fuente, lo único que está garantizado es el error con todas sus consecuencias.
Garantía de archivo.
Ante el riesgo de utilización por personal no autorizado de documentación obsoleta existen dos métodos generalmente utilizados: reducir al máximo el número de departamentos autorizados para el archivo de documentación obsoleta y marcar con un sello la condición de documento en desuso.
Circuitos de cumplimentación de formularios de los procedimientos.
Determinados procedimientos disponen de formularios anexos a cumplimentar por diferentes personas pertenecientes incluso a unidades funcionales diferentes. En tales casos es necesario que tales formularios identifiquen claramente el circuito a seguir y su destinatario final, recogiendo la firma y la fecha de todos aquellos que deban intervenir.
5.3 Documentación del Sistema de Prevención de Riesgos Laborales
 En el ámbito de la Prevención de Riesgos Laborales la documentación mínima exigible viene reglamentada por el artículo 23.1 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y por los artículos 7 y 31 del Reglamento de los Servicios de Prevención.
Las siguientes tablas muestran una correlación entre ésta y los documentos específicos del sistema de gestión, adjuntando los registros que se generan en cada una de las actividades y que constituyen la evidencia objetiva de que éstas se están llevando a cabo.
La columna izquierda de las tablas relaciona la documentación específicamente requerida en la reglamentación, detallando a su vez los artículos más relevantes que referencian o desarrollan el requerimiento de dicha documentación.
La columna derecha contiene, por su parte, los documentos básicos que genéricamente debieran o pudieran existir en un Sistema de Prevención de Riesgos Laborales.
De éstos, aquellos marcados con un asterisco son los que la reglamentación laboral establece de manera explícita, mientras que el resto depende de las necesidades y exigencias propias de cada empresa, así como de sus características (tamaño, actividad, riesgos, etc).
Señalar que el auditor podrá solicitar, cuando lo estime oportuno, los documentos que estén marcados con tal asterisco por su carácter obligatorio, mientras que el resto dependerá de su criterio.
Sería recomendable recabar aquellos registros documentales cuando las circunstancias lo hagan necesario o aconsejable, precisamente para verificar la existencia de no conformidades tras visitar los lugares de trabajo y haberlas detectado visualmente.
Tabla 1. Evaluación de riesgos.

Documentación legalmente exigible
Documentos específicos básicos
Art. 23.1.a) de la L.P.R.L.
"Evaluación de riesgos para la seguridad y la salud en el trabajo,..."

Art. 7 (R.S.P.):
En la documentación referente a la evaluación de riesgos "... deberán reflejarse, para cada puesto de trabajo cuya evaluación ponga de manifiesto la necesidad de tomar alguna medida preventiva, los siguiente datos:
a) La identificación del puesto de trabajo.
b) El riesgo o riesgos existentes y la relación de trabajadores afectados.
c) El resultado de la evaluación y las medidas preventivas procedentes.
d) La referencia de los criterios y procedimientos de evaluación y de los métodos de medición, análisis o ensayo utilizados, cuando la normativa no indique o concrete los métodos que deben emplearse."

· Evaluación de riesgos.
Registros:
a) Evaluación inicial de riesgos.*
Con indicación de:
La identificación de puestos de trabajo con riesgos.
Relación de riesgos existentes y de trabajadores afectados.   
Las medidas preventivas a adoptar con indicación de plazos y responsables de llevarlas a término.
Procedimientos de evaluación de carácter general y específicos aplicados.
b) Revisiones realizadas o previstas de la evaluación de riesgos.
· Informes adicionales de los controles y mediciones ambientales, cuando existan.
· Certificados de calibración de equipos utilizados en mediciones.
· Certificados de calificación o acreditación de los técnicos que han realizado la evaluación.

Tabla 2. Planificación preventiva.
Documentación legalmente exigible
Documentos específicos básicos
Art. 23.1.a) de la L.P.R.L.
"..., y planificación de la acción preventiva."
 















· Manual de gestión de la prevención.
· Procedimientos de las actividades preventivas.
· Reglamentación general y específica que le afecta a la empresa.
· Documentación sobre la organización de la prevención.
Registros:
a) Organigrama funcional.
b) Definición de funciones preventivas y responsabilidades establecidas.
c) Consulta de la modalidad preventiva a los trabajadores.
d) Nombramiento de trabajadores designados*
e) Sistemática de funcionamiento del Servicio de Prevención Propio (recursos, competencias, etc.).
f) Justificante de que los trabajadores designados o los miembros del Servicio de Prevención Propio están en la plantilla de la empresa.
g) Localización geográfica y física de los Servicios de Prevención Propios.h) Conciertos con Servicios de Prevención Ajenos (copia de los contratos establecidos). *
i) Nombramiento de los Delegados de Prevención elegidos por los trabajadores. *
j) Acta de constitución del Comité de Seguridad y Salud. *
·Programa anual de la acción preventiva.
Registros:
a) Objetivos anuales establecidos.
b) Justificantes de realización de las actividades planificadas o programadas. Memorias anuales de los Servicios de Prevención.
Formación de los trabajadores.
· Art. 19.1: "El empresario deberá garantizar que cada trabajador reciba una formación teórica y práctica, suficiente y adecuada, en materia preventiva."
· Art. 19.1: "La formación deberá estar centrada específicamente en el puesto de trabajo o función de cada trabajador."


 Plan de formación.
Registros:
a) Justificantes de cursos o acciones formativas específicas en PRL impartidos por empresas externas o por personal de la empresa. *
b) Certificados de los técnicos en PRL de niveles Básico, Intermedio y Superior. *
c) Acreditación de la formación recibida por los trabajadores para poder ocupar un puesto de trabajo o tarea con riesgos. *
d) Justificantes de formación de los trabajadores contratados a ETT. *
e) Justificantes de evaluaciones y controles de eficacia.
Información, consulta y participación de los trabajadores.
· Art. 18.1: El empresario adoptará las medidas adecuadas para que los trabajadores reciban todas las informaciones necesarias en relación con:
a) Los riesgos para la seguridad y la salud de los trabajadores en el trabajo, tanto aquellos que afecten a la empresa en su conjunto como a cada tipo de puesto de trabajo o función.
b) Las medidas y actividades de protección y prevención aplicables a los riesgos.
c) Las medidas de emergencia adoptadas.
· Art. 33.1: El empresario deberá consultar a los trabajadores, con la debida antelación, la adopción de las decisiones relativas a:
a) La planificación y la organización del trabajo en la empresa en todo lo relacionado con las consecuencias que éstas pudieran tener para la seguridad y la salud de los trabajadores.
b) La organización y desarrollo de las actividades de protección de la salud y prevención de los riesgos profesionales en la empresa.
c) La designación de los trabajadores encargados de las medidas de emergencia.
d) Los procedimientos de información y documentación.
e) El proyecto y la organización de la formación en materia preventiva.
· Documentación referente a información, consulta y participación de los trabajadores.
Registros:
a) Actas de reuniones de trabajo en materia de PRL (Comité de SST,...). *
b) Consulta sobre el procedimiento de evaluación de riesgos.
c) Consulta sobre colaboraciones y auditorías externas.
d) Consulta a los representantes de los trabajadores sobre el plan de reconocimientos médicos.

Registros:
e) Registros de la información suministrada a los trabajadores a que se refiere el artículo 18.1. *
f) Registros de la consulta realizada a los trabajadores a que se refiere el artículo 33.1. *
 
Coordinación de actividades empresariales.
· Art. 24.2: "El empresario titular del centro de trabajo adoptará las medidas necesarias para que aquellos otros empresarios que desarrollen actividades en su centro de trabajo reciban la información y las instrucciones adecuadas, en relación con los riesgos existentes en el centro de trabajo y con las medidas de protección y prevención correspondientes, así como sobre las medidas de emergencia a aplicar, para su traslado a sus respectivos trabajadores."

· Documentación referente a la coordinación de actividades empresariales.
Registros:
a) Información facilitada a empresas contratistas que puedan verse afectadas sobre los riesgos genéricos y específicos existentes en la empresa, medidas preventivas a adoptar, y medidas de emergencia a aplicar. *
b) Cláusulas sobre prevención establecidas en los contratos.
c) Acuerdos establecidos entre empresas para la cooperación y el autocontrol de los riesgos.
d) TC1 y TC2 de las empresas contratistas y subcontratistas.
e) Certificados de conformidad de los equipos de trabajo utilizados por las empresas contratistas y subcontratistas.
f) Evaluaciones de riesgos realizadas por las empresas subcontratistas. *
g) Acreditación de la cualificación de los trabajadores de empresas subcontratistas. 
Relaciones de trabajo temporales, de duración determinada y en empresas de trabajo temporal.
Art. 28.2: "El empresario adoptará las medidas necesarias para garantizar que, con carácter previo al inicio de su actividad, los trabajadores a que se refiere el apartado anterior reciban información acerca de los riesgos a los que vayan a estar expuestos, en particular en lo relativo a la necesidad de cualificaciones o aptitudes profesionales determinadas, la exigencia de controles médicos especiales o la existencia de riesgos específicos del puesto de trabajo a cubrir, así como sobre las medidas de protección y prevención frente a los mismos."
· Art. 28.5: "La empresa usuaria deberá informar a los representantes de los trabajadores en la misma de la adscripción de los trabajadores puestos a disposición por la empresa de trabajo temporal."
· Documentación referente a relaciones de trabajo temporales, de duración determinada y en empresas de trabajo temporal.
Registros:
a) Notificación de la contratación de trabajadores temporales a los Delegados de Prevención. *
b) Información y formación en PRL impartida a los trabajadores contratados temporalmente. *
c) Información y formación en PRL impartida a los trabajadores de ETT puestos a su disposición. *d) Información a las ETT sobre los requerimientos de reconocimientos médicos de los trabajadores puestos a su disposición. *e) Entrega de equipos de protección individual a trabajadores contratados temporalmente.
 

Tabla 3. Medidas de protección.
Art. 23.1.b) de la L.P.R.L
"Medidas de protección y de prevención a adoptar y, en su caso, material de protección que deba utilizarse."
Documentos específicos básicos:
· Proyectos de instalaciones y equipos de trabajo y las correspondientes autorizaciones.
· Manuales de instrucciones de equipos de trabajo suministrados por los fabricantes.*
· Documentación referente a equipos de trabajo.

Registros:
a) Registro industrial.
b) Certificados de inspección de Organismos de Control Autorizados, para los equipos sometidos a reglamentación oficial.
c) Declaraciones de Conformidad CE de equipos sometidos a Directivas específicas.
d) Registro de revisiones de los equipos de trabajo (R.D. 1215/97).*

· Instrucciones de trabajo en tareas críticas y normas de seguridad.
· Plan de emergencia *
· Documentación referente a EPI.

Registros:
a) Declaraciones de conformidad CE de acuerdo con el R.D. 1407/92.
b) Justificantes de entrega de los equipos a los trabajadores.
c) Revisiones de mantenimiento.
d) Justificantes de información y formación a los trabajadores.

Tabla 4. Controles periódicos.
Documentación legalmente exigible
Documentos específicos básicos
Art. 23.1.c) de la L.P.R.L.
"Resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores de acuerdo a lo dispuesto en tercer párrafo del apartado 1 del artículo 16 de la presente Ley."
· Programa de revisiones de instalaciones, equipos, lugares, condiciones de trabajo y actividad de los trabajadores.
Controles activos.
Registros:
a) Inspecciones y revisiones de seguridad. Mantenimiento preventivo.*
b) Observaciones del trabajo.
c) Controles ambientales.*
d) Estudios ergonómicos.
· Previsiones frente a cambios.
Registros:
a) Modificación de los lugares, instalaciones, procesos o procedimientos de trabajo.*
b) Adquisición de equipos o productos de trabajo o de protección.*
c) Incorporación de nuevo personal y cambio de puesto de trabajo.*
d) Contratación de trabajos.*
e) Autorizaciones de trabajo.*

Tabla 5. Vigilancia de la salud.
Documentación legalmente exigible
Documentos específicos básicos
Art. 23.1.d) de la L.P.R.L.
"Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores previstos en el artículo 22 de esta Ley y conclusiones obtenidas de los mismos en los términos recogidos en el último párrafo del apartado 4 del citado artículo."

· Art. 22.1: "Esta vigilancia sólo podrá llevarse a cabo cuando el trabajador preste su consentimiento. De este carácter voluntario sólo se exceptuarán, previo informe de los representantes de los trabajadores, los supuestos en los que la realización de los reconocimientos sea imprescindible para evaluar los efectos de las condiciones de trabajo sobre la salud de los trabajadores o para verificar si el estado de salud del trabajador puede constituir un peligro para el mismo, para los demás trabajadores o para otras personas relacionadas con la empresa o cuando así esté establecido en una disposición legal en relación a la protección de riesgos específicos y actividades de especial peligrosidad."
· Art. 22.3: "Los resultados de la vigilancia a que se refiere el apartado anterior serán comunicados a los trabajadores afectados."
· Art. 22.6: "Las medidas de vigilancia y control de la salud de los trabajadores se llevarán a cabo por personal sanitario con competencia técnica, formación y capacidad acreditada."
· Plan de reconocimientos médicos.
Registros:
a) Programa de reconocimientos médicos establecido.
b) Consulta a los representantes de los trabajadores sobre el plan de reconocimientos médicos. *
c) Informe de los representantes de los trabajadores por el que se exceptúan de su carácter voluntario ciertos controles del estado de salud. *
d) Confirmación de comunicación suministrada a los trabajadores de los resultados de los reconocimientos médicos.*
e) Acreditaciones del personal sanitario. *
f) Estudios epidemiológicos realizados.
· Art. 22.4: "El empresario y las personas u órganos con responsabilidades en materia de prevención serán informados de las conclusiones que se deriven de los reconocimientos efectuados en relación con la aptitud del trabajador para el desempeño del puesto de trabajo o con la necesidad de introducir o mejorar las medidas de protección y prevención, a fin de que puedan desarrollar correctamente sus funciones en materia preventiva.
· Certificados de aptitud consecuencia de los reconocimientos médicos iniciales. *
· Certificados de aptitud consecuencia de los reconocimientos médicos periódicos. *
 

Tabla 6. Datos de siniestralidad.
Documentación legalmente exigible
Documentos específicos básicos
Art. 23.1.e) de la L.P.R.L.
"Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo. En estos casos el empresario realizará además, la notificación a que se refiere el apartado 3 del presente artículo."

· Art. 23.3: "El empresario estará obligado a notificar por escrito a la autoridad laboral los daños para la salud de los trabajadores a su servicio que se hubieran producido con motivo del desarrollo de su trabajo, conforme el procedimiento que se determine reglamentariamente."
· Registro y control de la siniestralidad.
Registros:
a) Relación de accidentes de trabajo y enfermedad profesional con incapacidad laboral superior a un día (accidentes con baja).*
b) Copias de las notificaciones remitidas a la autoridad laboral de los daños para la salud de los trabajadores producidos con motivo del desarrollo de su trabajo (partes de accidentes) y relación de los accidentes sin baja. *
c) Índices estadísticos de siniestralidad (de frecuencia, de gravedad, de duración media, etc.) y su evolución.
· Investigaciones de accidentes de trabajo. Resultados. *

Tabla 7. Auditoría.
Documentación legalmente exigible
Documentos específicos básicos
Art. 31 del R.S.P.
"Los resultados de la auditoría deberán quedar reflejados en un informe que la empresa auditada deberá mantener a disposición de la autoridad laboral competente y de los representantes de los trabajadores."


· Informes de las auditorías externas.*
· Informes de las auditorías internas.
Otros documentos específicos básicos:
· Actas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
· Documentación específica establecida en reglamentos:
- Accidentes mayores.
- Agentes biológicos.
- Amianto.
- Plomo.
- Buques de pesca.
- Cloruro de vinilo monómero.
- Obras de construcción.
- Manejo de explosivos.
- Instalaciones petrolíferas.
- Ruido.

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