Además del líder, existe un facilitador que normalmente es un miembro de la dirección, especialmente preparado para formar a los miembros del grupo.

El líder establece el enlace oficial con el facilitador.

El círculo de calidad no es un grupo de trabajo, es un grupo de trabajadores que se reúnen para identificar, analizar y proponer soluciones a problemas relacionados con su trabajo.

Los círculos proponen soluciones.

Luego la dirección decidirá si las implanta o no.

Estas soluciones están dirigidas fundamentalmente a aumentar la productividad y la calidad del producto, la participación de los trabajadores y la mejora de las condiciones de trabajo.
Los círculos de calidad no son vinculantes a todo el personal de la empresa.

Generalmente nunca están formados por todos los miembros del taller o de la sección, lo cual puede generar problemas entre aquellos que pertenecen al círculo y los demás trabajadores.

En estos casos, la empresa puede intentar ampliar el número de círculos pero ha de respetar la voluntad de los trabajadores.

La duración del círculo no puede establecerse a priori.

Su vida vendrá determinada por el cansancio de los participantes y por el agotamiento de las propuestas y soluciones que se vayan dando a los distintos problemas.
Se puede dar una modalidad en la que la vida del círculo es limitada en base a un tiempo preestablecido y para un problema concreto.

Los círculos de calidad se plantean un objetivo triple:

- Contribuir al desarrollo y a la mejora de la empresa.
- Respetando las cualidades humanas, establecer un lugar de trabajo agradable.
- Desarrollar la capacidad humana de los trabajadores, optimizando sus cualidades.

Un cuarto objetivo puede estar implícito en los tres anteriores: la contribución a la mejora de las Condiciones de Trabajo.

Muchos proyectos y mejoras de los círculos de calidad inciden de forma directa o indirecta en la mejora de estas condiciones: seguridad, ambiente interno, organización del trabajo, etc..